「有償版のAIを使えば、もっと良い資料ができる。」

そう思ったことはありませんか。

確かに、有償版の生成AIは処理能力が高く、長文や複雑な指示にも強いというメリットがあります。資料作成の効率も上がるでしょう。

しかし、どれだけ性能の高いAIでも、

「誰に」「何を」「どう伝えたいのか」

が曖昧なままでは、本当に伝わる資料は作れません。

私自身、有償版・無償版のどちらを使う場合でも、一番重要なのは資料を作る前の設計だと感じています。

特に会社では、予算や情報セキュリティ、社内ルールなどの理由から、無料版や会社で利用できる生成AIを使う場面も少なくありません。

だからこそ私は、「今使える環境で、どうすれば一度で伝わる資料を作れるか」を日々考えています。

今回は、管理職として実際に試行錯誤してきた経験をもとに、無料版や会社で利用できる生成AIでも実践できる、資料作成前の5つの手順をご紹介します。

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AIにいきなり資料を作らせない

私が最初によくやっていた失敗があります。

「○○について資料を作って」

この一言だけでAIへ依頼していたことです。

すると、一見きれいな資料はできます。

しかし実際には、

• 難しい言葉ばかり並んでいる
• 自社の状況が反映されていない
• 読み手に伝わりにくい
• 修正が多く、結局最初から作り直す

ということが何度もありました。

AIは会社の状況やメンバーの特徴を知りません。

だからこそ、管理職にしか分からない情報を整理して伝えることが重要になります。

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私が実践している5つの手順

① まずは自分の考えを書き出す

最初からAIへ相談するのではなく、自分が伝えたいことを箇条書きで構いませんので書き出します。

この段階では文章にする必要はありません。

「何を伝えたいのか」を整理することが目的です。

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② AIと構成案を考える

次にAIへ相談します。

ここでお願いするのは資料ではありません。

構成案です。

「この順番で伝わるか」

「抜けている内容はないか」

AIを壁打ち相手として活用します。

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③ 読み手を具体的にする

AIは読み手を知りません。

そのため、

• 役員向け
• 管理職向け
• メンバー向け
• 新入社員向け

など、誰に向けた資料なのかを具体的に伝えます。

さらに、

• 読んだ後にどう行動してほしいか
• 何を理解してほしいか

ここまで伝えることで、資料の質は大きく変わります。

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④ 資料を作る前にプロンプトを確認する

私は完成した資料よりも、

「資料を作るためのプロンプト」

を重視しています。

ここを確認せずに資料を作ると、

「なんとなく違う」

という資料になりやすく、修正の繰り返しになります。

プロンプトを整理することは、

• 目的
• 読み手
• 背景
• 伝えたいこと

を整理する作業でもあります。

実は、この工程が管理職としての思考整理にもつながっています。

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⑤ 最後に資料を作成する

ここまで整理できて初めて資料を作ります。

私は、資料が完成したあとに何度も修正するよりも、作る前に時間をかけることを意識しています。

その方が結果的に短時間で伝わる資料になることが多いからです。

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有償版を否定したいわけではありません

もちろん、有償版の生成AIは性能が高く、長文のやり取りや複雑な指示にも対応しやすいというメリットがあります。

予算が確保できるのであれば、有償版を導入した方が効率的な場面も多いでしょう。

一方で、現実にはすべての会社がすぐに導入できるわけではありません。

予算や情報セキュリティ、社内申請などの理由から、まずは無料版や会社で利用できる生成AIを使うケースも少なくないと思います。

だからこそ私は、「今使える環境で、どうすれば一度で伝わる資料を作れるか」を考えるようにしています。

無料版では、何度もAIに修正を依頼すると利用回数の制限に達したり、期待した修正にならなかったりすることもあります。

そのため私は、完成した資料を何度も修正するよりも、資料を作る前の設計に時間を使っています。

「誰に伝えるのか」

「何を理解してほしいのか」

「読んだあと、どんな行動を取ってほしいのか」

この3つを整理してからAIへ依頼することで、少ないやり取りでも実用的な資料になりやすいと感じています。

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プロンプトを作ることが管理職のスキルになる

この作業は遠回りに見えるかもしれませんが

私は、この時間に大きな価値があると思っています。

プロンプトを考えるということは、

• 情報を整理する
• 優先順位を決める
• 目的を明確にする
• 相手に合わせて伝え方を変える

ということです。

これは管理職に求められるスキルそのものではないでしょうか。

私はAIを使っているつもりでしたが、実際には自分自身の考える力も鍛えられていました。

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方針説明の資料でも効果を実感

私は期が変わるタイミングで、メンバーへ方針を説明する資料もAIと一緒に考えています。

ただし、AIに丸投げすることはありません。

「去年との違いは何か」

「今の業務との違いはあるか」

「メンバーは何を不安に思うだろうか」

「どんな順番なら納得してもらえるだろうか」

こうしたことは、現場にいる私しか分かりません。

この情報をAIへ伝えながら壁打ちすることで、自分の考えも整理され、資料の質も大きく向上しました。

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まとめ

生成AIは、資料を自動で作るツールではありません。

私にとっては、「一緒に考えてくれるパートナー」です。

AIを上手に活用するポイントは、

• まず自分の考えを書き出す
• 構成を一緒に考える
• 読み手を具体的に伝える
• プロンプトを整理する
• 最後に資料を作る

この5つだと感じています。

AIを使う力ももちろん大切です。

しかし、それ以上に大切なのはAIへ考えを伝える力ではないでしょうか。

私もまだ試行錯誤の途中ですが、AIを使うたびに「考える力」が少しずつ鍛えられていると感じています。

まずは資料を作る前に、自分の考えを整理するところから始めてみてください。

きっと、AIとの付き合い方も、資料の質も変わってくるはずです。